La Communauté Française de Belgique a externalisé la dématérialisation des déclarations de naissances et de décès auprès d'un prestataire qui a dû numériser et traiter les documents des sept années passées avant de s'attaquer à 2009.

Pour satisfaire aux obligations internationales ainsi que pour remplir et définir sa stratégie de santé publique, la Communauté Française de Belgique récolte deux statistiques d'état civil de base : les naissances et les décès sur le territoire de la Wallonie.

Un retard de 7 ans dans le traitement des déclarations (soit 640 000 déclarations ou 1 800 000 pages) a conduit la Direction Générale de la Santé au sein de la Communauté Française de Belgique à faire appel à un prestataire spécialisé dans le traitement de documents et la capture de l'information imprimée, électronique ou manuscrite (Fedaso).

Ce prestataire a pris en charge la numérisation des documents, leur capture et le traitement des données, la codification des causes de décès, l'établissement d'une base de données avec toutes les données récoltées et la création d'une archive électronique.

La confidentialité et la sécurité des données sont garanties par des clauses contractuelles. Le prestataire est en outre soumis à la loi relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Moins de 0,2 % d'erreurs
Les opératrices de saisie ont suivi une formation médicale sur la codification des causes de décès imposée par l'OMS (125 000 intitulés de pathologies différents). Cette codification a également nécessité l'intégration du logiciel Styx (Inserm) dans les chaînes de traitement du Ministère et de Fedaso.

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