Himalaya de docs papier chez Everial qui accompagne les entreprises vers la numérisation

Création d'une cathédrale du stockage de documents papier à Chartres et développement de la dématérialisation signent la mutation d'une entreprise d'archivage de documents papiers fondée en 1999, et qui prend le nom d'Everial.

L'archivage du papier a de beaux jours devant lui. Les mensurations imposantes du centre d'archivage de la société Everial à Chartres disent bien l'ampleur du marché. « L'externalisation des archives est en phase d'accélération. Nous avons décidé d'investir 30 millions d'euros dans ces locaux qui représenteront 390 000 m2 de plancher dans cinq ans, explique Lionel Garcia, directeur général de l'entreprise.

Une conservation
de papiers sur 40 ans
Les banques et les compagnies d'assurance ont l'obligation de conserver leurs dossiers papier durant 40 ans et toutes les grandes entreprises comme nombre de PME sous-traitent de plus en plus le stockage de ces monceaux de papiers, certains, confiant aussi à Everial le soin d'indexer les documents. Il s'agit alors de retrouver le plus rapidement possible, une chemise rangée dans l'un des 500 000 cartons (munis de codes à barres) empilés anonymement dans un ordre aléatoire sur des rayonnages pharaoniques. Une application maison a été développée pour cela sous SQL Server. Une fois retrouvés, les précieux documents sont rapatriés par camionnette chez leur propriétaire. A elles seules, les banques demandent 400 recherches par jour, opérations qui leur sont facturées en plus du loyer de leurs archives. De plus en plus souvent, les documents sont transmis sous forme de fichier numérique. Un atelier de numérisation est présent à cet effet dans le bâtiment.

La dématérialisation en marche
Plus globalement, Everial propose la numérisation de fonds documentaires entiers pour les entreprises. La tâche s'effectue dans quatre sites : Chartres, Lyon, Chalon sur Saône et Monaco. A Chartres, dans un local sécurisé, des jeunes femmes « nourrissent » manuellement des scanners à haut débit (Kodak i260, 810, 820 ou Canon DR5020) dont la production optimale quotidienne atteint 60 000 pages. Les fichiers ainsi produits sont transférés par réseau optique vers deux centres informatiques de l'opérateur Colt qui hébergent les serveurs Dell d'Everial. L'entreprise propose à ses clients convertis au numérique d'accéder à leurs fichiers en mode ASP depuis une application sous Sharepoint Portal Server de Microsoft ou de les recevoir directement dans leurs systèmes de GED.

Dix pour cent de l'activité en GED
« En tant que tiers répondant aux normes ISO 9001 et Z40-350, nous proposons de l'archivage quel que soit le support, nous accompagnons nos clients vers la GED sans pour autant être prescripteur ou installateur d'un système, indique Lionel Garcia. Dans la mouvance de la dématérialisation, Everial a lancé en septembre 2007 une offre Oxyged, qui est une solution globale de numérisation et d'archivage adaptée aux PME. Depuis avril 2008, Everial distribue une solution de Data Room virtuelle de l'éditeur allermand DRSDigital. Elle permet le partage en ligne de tous les documents dont il faut prendre connaissance lors d'une opération de Due Diligence pour des opérations financières ou immobilières via un portail Web sécurisé. Au final, la GED ne représente encore que 10% des 35 millions d'euros qu'Everial réalise dans ses 26 centres (France & TOM DOM).

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